Indholdsfortegnelse:
- Definition - Hvad betyder Records Management System (RMS)?
- Techopedia forklarer Records Management System (RMS)
Definition - Hvad betyder Records Management System (RMS)?
Records Management system (RMS) er styring af poster for en organisation i hele livscyklussen.
Aktiviteterne i denne forvaltning inkluderer systematisk og effektiv kontrol med oprettelse, vedligeholdelse og destruktion af posterne sammen med de forretningstransaktioner, der er forbundet med dem. Betragtning som en nøglekomponent i driftseffektivitet tilføjer poststyring mere værdi til organisationens informationsaktiver.
Techopedia forklarer Records Management System (RMS)
En del af et virksomheds bredere aktiviteter, posterhåndtering er forbundet med politikker for styring, risiko og overholdelse.
Aktiviteter involveret i registrering af poster er:
- Identificering af de oplysninger, der skal indfanges.
- Informationsplanlægning for organisationen.
- Håndhævelse af politikker og praksis vedrørende oprettelse, vedligeholdelse, bortskaffelse af poster
- Oprettelse af en optagelseslagringsplan.
- Klassificering, identifikation og opbevaring af posterne.
- Koordinering af at give intern og ekstern adgang til posterne under hensyntagen til databeskyttelse og fortrolighed for virksomheder og data.
Fordele, der medbringes af registeradministration, er:
- Eliminering af overflødige data.
- Forøgelse af produktivitet og ansvarlighed i organisationen.
- Reduktion i forskning for de rigtige oplysninger. Ressourcer gemmes fra tidskrævende forskning til dataindhentning.
- Omkostningseffektiv opbevaring af plader på grund af fravær af overflødige poster. Driftsomkostninger reduceres.
- Oprettelse af poster styres af standarder og regler, der findes i organisationen. Det sikrer således forskriftsmæssig overholdelse.
- Record management hjælper med at kontrollere oprettelse og vækst af poster.
- Record management bringer muligheden for at indføre nye teknologier til journalføring.
- Retssagsrisici minimeres ved hjælp af registerstyring.
- Vitalinformation kan være godt beskyttet og sikker ved hjælp af poststyring.
- Ved at give let og bedre adgang til relevante poster hjælper det med bedre styring og beslutningstagning.
