Indholdsfortegnelse:
Definition - Hvad betyder e-mail-opbevaring?
Opbevaring af e-mail er opbevaring af onlinemeddelelsesregistre og e-mail i en organisation baseret på politikkerne i den pågældende organisation. Politik om e-mail-opbevaring foretages i overensstemmelse med industri-, regerings- eller erhvervspolitikker. Opbevaring af e-mail og politikkerne vedrørende det samme er påkrævet i en organisation for juridiske problemer, regler og for videnstyring.
Techopedia forklarer opbevaring af e-mail
Opbevaring af e-mail adskiller sig fra arkivering af e-mail. Mens arkivering tillader forretningsbrugere at bevare e-mail og onlinemeddelelser i en ubegrænset tidsramme, bestemmer e-mail-opbevaring, hvor lang tid en e-mail eller onlinemeddelelsespost skal bevares, før den automatisk slettes. Længere opbevaring af e-mails øger sikkerhedsrisikoen ved, at en uautoriseret bruger får adgang til organisatoriske hemmeligheder eller fortroligt materiale. Kortere e-mail-opbevaring ville hjælpe med at fjerne disse problemer og er lettere og billigere at implementere. Det vil dog være til en bekostning for de ledere og langtidsansatte, der muligvis har brug for gamle e-mail- og meddelelsesposter for at huske eller evaluere tidligere organisatoriske eller afdelingsmæssige beslutninger. Det er således vigtigt at have en e-mail-opbevaringspolitik, der er ensartet og konsistent for organisationen og giver den bedste opbevaringsperiode. Den bedste praksis er at indstille e-mail-opbevaringspolitikker og sletningskriterier baseret på kategorien af e-mail-indholdet sammen med fleksibilitet til at imødekomme retssager på rettidig og omkostningseffektiv måde.
Politik til opbevaring af e-mail hjælper en organisation på mange måder. For det første sikrer det, at al lovgivningsmæssig overholdelse følges, og reducerer omkostningerne ved manglende overholdelse og risiko for sanktioner. For det andet forbedrer det ydelsen af IT uden at øge de involverede omkostninger. For det tredje hjælper det med videnstyring ved at give brugerne information til at øge forretningsinnovation, forbedring og produktivitet.
