Indholdsfortegnelse:
- Definition - Hvad betyder EDMS (Electronic Document Management System)?
- Techopedia forklarer EDMS (Electronic Document Management System)
Definition - Hvad betyder EDMS (Electronic Document Management System)?
Et elektronisk dokumentstyringssystem (EDMS) er et softwaresystem til organisering og opbevaring af forskellige slags dokumenter. Denne type system er en mere speciel form for dokumentstyringssystem, en mere generel type lagersystem, der hjælper brugerne med at organisere og opbevare papir eller digitale dokumenter. EDMS henviser mere specifikt til et softwaresystem, der håndterer digitale dokumenter snarere end papirdokumenter, skønt disse systemer i nogle tilfælde også kan håndtere digitale scannede versioner af originale papirdokumenter.
En elektronisk dokumenthåndtering giver en måde at centralt lagre et stort antal digitale dokumenter på. Mange af disse systemer inkluderer også funktioner til effektiv dokumentindhentning.
Techopedia forklarer EDMS (Electronic Document Management System)
Nogle eksperter påpeger, at det elektroniske dokumenthåndteringssystem har meget til fælles med et indholdsstyringssystem (CMS). En vigtig forskel er dog, at de fleste CMS-systemer involverer håndtering af forskellige webindhold fra et centralt sted, mens et dokumenthåndteringssystem ofte primært bruges til arkivering.
For at give en god klassificering af digitale dokumenter er mange elektroniske dokumenthåndteringssystemer afhængige af en detaljeret proces til dokumentlagring, herunder visse elementer kaldet metadata. Metadataene omkring et dokument giver let adgang til nøgledetaljer, der hjælper dem, der søger i arkiver med at finde, hvad de har brug for, hvad enten det drejer sig om kronologi, emne, nøgleord eller andre tilknyttede strategier. I mange tilfælde er den specifikke dokumentation for originale opbevaringsprotokoller en væsentlig del af det, der gør et elektronisk dokumenthåndteringssystem så værdifuldt for en virksomhed eller organisation.
